Hands-on Rovo: Verwandle Aufgaben aus Confluence automatisch in Jira-Tasks
Meetings sind produktiv, die Notizen sauber dokumentiert und trotzdem versanden Action Items im Alltag? In diesem Showcase zeigen wir dir, wie du mit Atlassian Rovo die Lücke zwischen Confluence und Jira schliesst. Automatisch, kontextreich und ohne Copy-Paste. So werden aus statischen Protokollen, trackbare Tasks.
Wer kennt es nicht? Das Meeting war produktiv, das Protokoll in Confluence ist erstellt und die Action Items sind fein säuberlich notiert. Doch kaum ist der Tab geschlossen, geraten die Aufgaben in Vergessenheit. Sie werden nicht nachverfolgt, weil der manuelle Übertrag in das Jira-Board zu mühsam ist oder im Tagesgeschäft schlicht untergeht.
Genau hier setzt Atlassian Rovo an. In diesem Showcase zeigen wir dir, wie du mit einem spezialisierten Rovo Agenten die Brücke zwischen Dokumentation und Ausführung schlägst. Wir verwandeln statische Notizen in echte, trackbare Jira-Tasks – vollautomatisch und mit vollem Kontext.
Die Challenge: Das „Copy-Paste“-Dilemma
Action Items in Confluence sind hervorragend für die Dokumentation, aber oft eine Sackgasse für die Abarbeitung. Der manuelle Übertrag in Jira verursacht eine sogenannte „Context Tax“ – kleine Zeitverluste, die sich über das gesamte Team summieren:
- Kontextverlust: Die Jira-Aufgabe ist oft nur ein Einzeiler ohne den wichtigen Hintergrund aus dem Meeting-Protokoll.
- Fehlende Zuweisung: Assignees müssen mühsam manuell gesucht und ausgewählt werden.
- Verpasste Deadlines: Fälligkeitsdaten werden beim Kopieren oft schlicht vergessen.
Oft bleibt diese „Admin-Arbeit“ an Projektleitern oder Scrum Master hängen. Das kostet wertvolle Zeit, die besser in die inhaltliche Arbeit fliessen sollte.
Die Lösung: Der „Action Item Scraper“ Agent
Wir nutzen das Rovo Studio, um einen spezialisierten Agenten zu konfigurieren. Dieser fungiert als dein intelligenter Assistent, der Confluence-Seiten versteht und aktiv handelt. Anstatt Checkboxen einzeln zu kopieren, analysiert der Agent die gesamte Seite auf Knopfdruck.
Was der Agent für dich tut:
So funktioniert die Magie im Hintergrund
Damit der Agent präzise arbeitet, nutzen wir im Rovo Studio einen klaren Instruktions-Prompt. Wir definieren darin nicht nur die Aufgabe, sondern auch die Rolle des Agenten:
- Rolle: „Du bist ein präziser Projektkoordinator, der Action Items aus Meeting-Notizen extrahiert.“
- Job: „Identifiziere alle Aufgaben, erkenne die zuständige Person und das genannte Datum.“
- Skills: Wir geben dem Agenten die Fähigkeit „Jira Issue erstellen“. So kann er nach deiner Bestätigung sofort aktiv werden.
Tipp aus der Praxis: Über den Rovo Chat kannst du den Agenten einfach fragen: „Erstelle Jira-Tasks aus diesem Protokoll“. Du erhältst eine Vorschau, kannst Details anpassen und mit einem Klick alle Tickets generieren.
Fazit: Mehr Fokus, weniger Admin
Durch die Automatisierung dieses kleinen, aber täglichen Schrittes stellst du sicher, dass keine Entscheidung aus einem Meeting verloren geht. Du schaffst eine nahtlose Verbindung zwischen deinem Wissen in Confluence und deiner Planung in Jira.
Bist du bereit, deine Workflows mit Rovo auf das nächste Level zu heben? Wir bei Swarmit unterstützen dich dabei, Atlassian Rovo optimal in dein Ökosystem zu integrieren – von der Strategie bis zum massgeschneiderten Agenten.
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