Comment transformer Confluence en plateforme d'apprentissage avec IZI LMS

Formations et plateforme d’apprentissage directement dans Confluence avec IZI LMS

Le Marketplace Atlassian propose plus de 8 000 applications pour les utilisateurs de Confluence. Dans cet article de blog, nous allons explorer une application LMS qui aide les responsables RH et L&D. IZI for Confluence (LMS, Training Courses, Quizzes) est une application d'un partenaire Platinum du Marketplace, Stiltsoft. IZI vous aidera à intégrer un système de gestion de l'apprentissage automatisé et suivi directement dans votre Confluence.

Cet article ne s'attardera pas sur les fonctionnalités techniques ou la configuration du système. Nous allons plutôt explorer deux cas d'usage pratiques où transformer Confluence en votre plateforme d'apprentissage résout des défis quotidiens réels pour les équipes:

1. Intégration des nouveaux employés
2. Formation aux consignes de sécurité et aux processus

Si votre équipe utilise déjà Confluence au quotidien, ces scénarios vous montreront comment en faire votre plateforme d'apprentissage de référence sans ajouter de complexité.

Intégration des nouveaux employés

Toute entreprise en croissance doit tôt ou tard adapter ses processus d'embauche et d'intégration. Au début, le service RH gère généralement l'intégration manuellement. Pensez à Google Sheets, présentations, vidéos et sessions de formation en direct. Cependant, à un moment donné, les entreprises en croissance doivent passer à des solutions d'apprentissage automatisées pour le développement des nouveaux employés.

À quoi ressemble généralement ce processus ?

Le nouveau salarié reçoit plus de 15 liens par email vers différentes ressources → Les RH l'orientent vers une plateforme pour les politiques générales → L'informatique l'envoie vers un autre système pour la formation technique → Le manager partage des liens Confluence pour la documentation spécifique à l'équipe → Au bout de 3 jours, il a perdu le fil de tout cela

C'est là que IZI LMS transforme le processus. Avec IZI LMS, vous pouvez:

Structurer les pages Confluence existantes en cours et parcours d'apprentissage

Vous pouvez maintenant prendre les pages Confluence existantes et les transformer en modules de cours en quelques secondes ! Si Confluence est votre base de connaissances depuis longtemps et que vous l'avez utilisée pour votre intégration manuelle, cela facilitera l'adoption d'IZI LMS.

Créer un apprentissage autonome directement dans Confluence

Vous pouvez créer un catalogue de cours directement dans Confluence et l'utiliser pour stocker des formations en compétences douces ou toute formation supplémentaire au-delà de la formation obligatoire. Alternativement, vous pouvez organiser le centre d'apprentissage pour qu'il soit uniquement en auto-formation, afin que tous les cours de l'entreprise soient ouverts à l'auto-inscription.

Effectuer des vérifications des connaissances grâce aux quiz

Avec IZI LMS, vous pouvez créer non seulement des cours mais aussi des quiz, qui peuvent parfaitement être autonomes. Vous pouvez les ajouter comme partie des cours ou parcours d'apprentissage, ou les utiliser comme un contrôle rapide des connaissances après des webinaires ou formations en direct. Il suffit de copier le lien d'auto-inscription au quiz et de l'envoyer à tous les participants via Slack, Gmail ou Teams.

Automatiser le processus d'inscription

La fonction d'auto-inscription élimine la nécessité d'une inscription manuelle pour les nouveaux employés. Il suffit de créer un groupe Confluence pour les nouveaux arrivants dans votre entreprise et de l'ajouter aux paramètres du cours. Peu importe que vous ayez un ou dix cours d'intégration ; l'inscription prend le même temps.

Regardez notre courte vidéo Loom pour voir le processus d'installation en action!

Suivre et analyser l'achèvement des cours et quiz

Enfin, disposer d'un LMS vous permettra de suivre la progression de tous les participants et de vérifier leurs réponses. Vous pourrez ainsi analyser quelles parties de la formation sont plus difficiles à comprendre et les ajuster en conséquence.

Astuce de mise en œuvre rapide: Commencez par l'intégration d'un seul département. Prenez vos pages d'intégration Confluence existantes, structurez-les en un cours de 2 semaines et ajoutez 3 à 4 quiz à des points clés. Mesurez le temps jusqu'à la productivité avant et après. Les résultats justifieront l'extension aux autres départements.

Formation aux consignes de sécurité et aux processus

Les entreprises en croissance doivent également former leurs employés aux consignes de sécurité : mots de passe et sécurité des données, phishing et ingénierie sociale, sécurité du travail à distance, et bien plus. Disposer d'un LMS aide à informer les employés de manière continue, à réduire les questions répétitives et à réaliser des audits.

Imaginez que vous ayez tout documenté de manière claire :

• Les politiques de mot de passe sont clairement expliquées dans Confluence
• Les procédures de gestion des données sont détaillées en profondeur
• Les consignes pour travailler depuis l'étranger sont complètement documentées
• Les instructions pour la configuration VPN sont parfaitement claires

Mais la documentation seule ne suffit pas car les employés ne lisent pas les documents de politique longs. Ils ont souvent du mal à trouver des réponses spécifiques rapidement, ce qui entraîne des mises à jour et changements manqués.

Voici comment IZI LMS peut vous aider à résoudre ces problèmes:

Rappeler la formation aux participants quand c'est nécessaire

La formation à la sécurité peut être difficile, et nous comprenons que les employés puissent avoir besoin d'un rappel de temps en temps. Avec IZI LMS, vous pouvez configurer des rappels récurrents ou ponctuels pour vous assurer que tous les délais sont respectés.

Les cours deviennent interactifs, pas seulement des documents lourds en texte

Les cours ne doivent pas être ennuyeux ! Avec IZI LMS, vous pouvez ajouter différents types de fichiers à votre formation, comme des vidéos (téléchargées ou intégrées), images, fichiers PDF et présentations. Pour une interactivité avancée, créez des cours dans des outils d'auteur tiers et importez-les en tant que paquets SCORM dans IZI.

Tout reste au même endroit, facilement accessible depuis n'importe quel espace Confluence

Si vous devez revenir sur une information du cours, il est facile de la retrouver. Il suffit de naviguer vers le bon cours depuis le tableau de bord d'apprentissage, et vous aurez accès aux informations de tous les modules complétés.

Contrôle sur qui, quand et comment reçoit les mises à jour du cours

La fonction de mise à jour de contenu vous permet de contrôler quels participants reçoivent les mises à jour en fonction de leur statut d'achèvement. Toutes les mises à jour sont enregistrées dans le rapport du cours, montrant quand le contenu a été mis à jour pour chaque participant.

Avec l'aide d'IZI LMS, le flux de travail peut passer de l'équipe informatique répondant 20 fois par mois à "Puis-je travailler depuis un café ?" à des employés complétant un cours de 5 minutes sur la sécurité du travail à distance et connaissant eux-mêmes la réponse.

Astuce de mise en œuvre rapide: Identifiez vos 3 questions de sécurité les plus posées. Créez un cours de 5 minutes répondant à chacune. Liez-les de manière visible depuis votre page principale de sécurité Confluence. Suivez les complétions de cours par rapport aux questions directes reçues et mettez à jour le cours en conséquence.

Commencer

Votre équipe s'appuie déjà sur Confluence pour la documentation. En faire votre plateforme d'apprentissage ne consiste pas à ajouter de la complexité, mais à supprimer les frictions.

IZI LMS est simple à installer. Si vous êtes responsable RH ou L&D dans votre entreprise, cliquez simplement sur le bouton de demande, et votre administrateur Confluence recevra une notification pour installer l'application. Les administrateurs Confluence peuvent toutefois installer l'application directement en quelques clics.

Choisissez un cas d'usage. Construisez soit un cours d'intégration simple pour votre prochain nouvel employé, soit un micro-cours de 5 minutes répondant à vos questions de sécurité les plus fréquentes.

Utilisez votre contenu Confluence existant → Ajoutez quelques quiz → Suivez les complétions → Mesurez l'impact - temps gagné, questions réduites, productivité accélérée → Puis étendez ce qui fonctionne.

L'objectif n'est pas la perfection. C'est de rendre l'apprentissage aussi accessible et fluide que la recherche des informations dont votre équipe a besoin pour faire son travail.

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